Integritetspolicy

1. Vem vi är

Call2Agent är en tjänst där företag och organisationer låter AI-röstagenter svara i telefon och hanterar samtalen som ärenden i en webbportal. Tjänsten tillhandahålls av Diragent Sverige AB (org.nr 559545-5386), Gottskärsvägen 2, 439 30 Onsala. Frågor om personuppgifter skickar du till info@diragent.se.

2. Våra två roller

Vilken roll vi har beror på vems uppgifter det gäller:

• Användare av portalen – de som loggar in och arbetar i Call2Agent för en organisations räkning. För deras uppgifter är Diragent Sverige AB personuppgiftsansvarig. Se avsnitt 3.
• Den som ringer till en organisations agent, eller fyller i ett av organisationens formulär. För deras uppgifter är organisationen personuppgiftsansvarig och vi är dess personuppgiftsbiträde: vi behandlar uppgifterna enligt organisationens instruktioner och vårt avtal med den. Se avsnitt 4.

3. Användare av portalen

Vilka uppgifter

• E-postadress och namn, samt vilka organisationer du tillhör och vilken roll du har.
• Lösenord, som lagras krypterat (hashat) och aldrig i klartext.
• Inställningar, till exempel språk, notiser och e-post om nya ärenden.
• Tekniska uppgifter vid inloggning och användning, som IP-adress och tidpunkter, för säkerhet och felsökning.
• Om du kopplar ett Google-konto: kontots e-postadress och de uppgifter som beskrivs i avsnitt 5.

Varför och med vilket stöd

• Att ge dig och din organisation tillgång till tjänsten – fullgörande av avtal.
• Att skydda tjänsten mot obehörig åtkomst och missbruk, till exempel genom loggar och begränsning av antal anrop – berättigat intresse.
• Fakturering och bokföring – rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen.

Hur länge

Ditt konto finns kvar så länge du är medlem i en aktiv organisation. Det raderas senast 30 dagar efter att organisationens avtal med oss har upphört, eller tidigare om du begär det. Underlag för fakturering sparas i sju år enligt bokföringslagen.

4. Den som ringer eller fyller i ett formulär

När du ringer en organisation som använder Call2Agent svarar en AI-agent. Agenten säger i början av samtalet att den är en AI och att samtalet spelas in. Organisationen du ringde är ansvarig för dina uppgifter och bestämmer varför de behandlas. Vill du utöva dina rättigheter vänder du dig i första hand till den organisationen.

Vilka uppgifter

• Ditt telefonnummer.
• Inspelning och skriftlig transkribering av samtalet.
• En sammanfattning av samtalet och de uppgifter du lämnar under det, till exempel namn och ärende, som sparas i ett ärende hos organisationen.
• Sms som skickas till dig efter samtalet, om organisationen använder det.
• Din e-postadress och meddelandet, om organisationen skickar ett formulär till dig via e-post.
• Svar och filer (bilder och PDF) som du skickar in via ett av organisationens formulär.
• Om du bokar en tid: namn, telefonnummer och anledning, som skrivs in i organisationens kalender (se avsnitt 5).

Hur länge

• Telefonnumret tas bort efter 30 dagar, även i skickade sms.
• E-postadressen och meddelandet i ett formulär som skickats via e-post tas bort efter 30 dagar.
• Inspelningen raderas efter 90 dagar.
• Transkriberingen raderas efter 180 dagar.
• Samtal som inte leder till ett ärende spelas inte in, och inspelningar sparas bara för samtal som blir ärenden.
• Formulärsvar sparas så länge organisationen har bestämt för varje fråga (som standard 12 månader för filer). Svar raderas senast 30 dagar efter att inskickningen eller ärendet har tagits bort.
• För att begränsa missbruk av öppna formulär sparar vi en envägskodad (hashad) version av avsändarens IP-adress i högst ett dygn – aldrig själva adressen.

Ärenden och annan information sparas i övrigt så länge organisationen behåller dem.

5. Användardata från Google

En organisation kan koppla ett eller flera Google-konton så att agenten kan erbjuda lediga tider och boka möten under ett samtal. Vi begär bara de behörigheter som krävs för det:

• Din identitet (openid, email) – kontots id och e-postadress, så att organisationen ser vilket konto som är kopplat.
• Kalenderlistan (calendar.calendarlist.readonly) – kalendrarnas namn, id, tidszon och din behörighet, så att den som administrerar agenten kan välja vilken kalender som ska användas.
• Ledig/upptagen (calendar.events.freebusy) – endast när kalendern är upptagen, inte vad som står i händelserna, så att agenten kan föreslå lediga tider.
• Skapa händelser (calendar.events) – för att skriva in en bokning som en händelse i den valda kalendern. Händelsen innehåller bokningstyp, den uppringandes namn, telefonnummer och anledning samt en länk till samtalet i portalen. Inga deltagare läggs till och Google skickar inga inbjudningar.

Vi sparar kontots id och e-postadress, vilka behörigheter som har beviljats, och en förnyelsetoken som förvaras krypterad och bara kan läsas av våra servrar. Vi sparar inte innehållet i dina kalendrar eller bokningarna – bokningen finns bara som händelsen i din kalender. Lediga tider lämnas till röstagenten under samtalet, för att kunna erbjudas den som ringer, och sparas inte.

Call2Agents användning och överföring av information som tas emot från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use). Det innebär bland annat att vi:

• bara använder uppgifterna för att tillhandahålla kalenderfunktionen i Call2Agent,
• inte säljer uppgifterna eller använder dem för reklam,
• inte låter någon människa läsa dem, utom med ert samtycke, när det krävs för säkerhet eller felsökning, eller när lagen kräver det,
• inte använder dem för att träna generella AI- eller maskininlärningsmodeller.

Kopplingen kan tas bort när som helst i portalen. Då raderar vi kontot och förnyelsetoken och återkallar åtkomsten hos Google. Du kan också återkalla åtkomsten själv i ditt Google-konto.

6. Underbiträden och var uppgifterna behandlas

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi anlitar följande leverantörer (underbiträden), som behandlar uppgifter för vår räkning och enligt avtal med oss:

Uppgifterna behandlas inom EU, med ett undantag: AI-kategorisering hos Anthropic sker i USA. Den överföringen stöds av EU:s standardavtalsklausuler och, i förekommande fall, EU–US Data Privacy Framework. Till Anthropic skickas bara ärendets rubrik och sammanfattning – aldrig telefonnummer, transkribering eller inspelning.

Google är inte vårt underbiträde. När en organisation kopplar sin Google Kalender skriver vi till organisationens eget Google-konto, och Google behandlar de uppgifterna enligt organisationens avtal med Google.

7. Kakor

Vi använder bara kakor som behövs för att tjänsten ska fungera: en för att hålla dig inloggad och en som kommer ihåg ditt språkval. Vi använder inga kakor för analys eller reklam, och därför behöver vi inte be om ditt samtycke till dem.

8. Säkerhet

Varje organisations uppgifter hålls åtskilda från andras i databasen, och bara den som är medlem i organisationen kommer åt dem. Inspelningar och filer lagras privat och lämnas ut bara via tillfälliga länkar till behöriga användare. All trafik är krypterad.

9. Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia av dem,
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få uppgifter raderade,
• begära att behandlingen begränsas,
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse,
• få ut uppgifter du har lämnat i ett maskinläsbart format (dataportabilitet).

Kontakta oss på info@diragent.se. Gäller det ett samtal eller formulär hänvisar vi dig till, eller hjälper, den organisation som är ansvarig. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

10. Ändringar

Vi uppdaterar policyn när tjänsten eller vår behandling ändras. Datumet högst upp visar när den senast ändrades. Väsentliga ändringar meddelar vi organisationerna i förväg.